1、称呼。称呼写在信的第一行，顶格书写以示敬重。在称呼语中应准确地显示出自己与收信人的关系。
2、 问候。问候语要写在称呼的下一行，空两格，可以独立成段，也可以接下去写正文。
3、正文。正文开头空两格。写信人要说的话，要办的事，要抒的情等等都在正文里写。
4、祝语。这是表示致敬和祝贺的话，是礼貌语言，不可缺少。信的正文写完了，一般可以写“此致”，“此致”的位置可紧跟在末句后面，也可以另起一行，空两格书写；“敬礼”或其他祝语必须另起一行，顶格书写。在祝语后面不加任何标点符号。
5、署名和日期。位置在右下侧，署名在上，日期在署名的下边。署名前所加的与收信人关系的称谓，应与开头称呼相呼应。
